Quando visitamos propriedades realizando trabalhos de consultoria, perguntar é preciso. Com o passar dos anos aprendemos que escutar, saber ouvir e extrair informações não é tarefa tão simples assim. Perguntas adequadas para proprietários, produtores ou funcionários, são um diferencial muito importante para realização de um diagnóstico correto. A interpretação certa destas resultará em recomendações adequadas ou elaboração de um bom planejamento e plano de ação (trabalho) num trabalho de consultoria. Para que possamos realizar um bom levantamento e diagnóstico inicial, é necessário coletar muitos dados que nem sempre foram reunidos ou compilados nas propriedades, comprometendo ou atrasando algumas conclusões e direcionamento de ações. Dados isolados, levantados de forma irregular ou sem cuidados e atenção podem levam a interpretações erradas e precipitadas. Nosso trabalho, inicial, em fazendas é entender como a propriedade funciona e está organizada? De que maneira realiza seus controles? Em muitos casos conseguimos aproveitar informações. Em outros, é necessário estabelecermos metodologias e utilizarmos planilhas de coleta de dados para impormos uma organização nos processos e obtenção de dados consistentes. Muitos produtores acreditam ou atribuem o sucesso de um determinado sistema de produção pelo fato da fazenda ser “informatizada” ou ter todos os dados processados em software de gerenciamento. Temos diferentes sistemas, programas e oferecidos no mercado, mas informatizar uma fazenda é garantia ou sinônimo de “controle efetivo” de uma granja leiteira? A nossa experiência diz que não. Infelizmente, ter um repleto banco de dados é muito diferente do que ter um conjunto importante de informações. Costumamos orientar produtores a coletar dados que quando agregados possam nos levar a uma ação. Em outras palavras, um conjunto de dados armazenados em nada implica, enquanto que um conjunto de dados interpretados gera uma informação.
Com informações importantes agregadas, conseguimos qualificar um determinado sistema de produção em relação ao que chamamos de indicadores de referência (benchmarks) e consideramos essa uma importante forma de atuarmos e diferenciarmos nosso trabalho. Perguntas simples e importantes devem ser respondidas em relação ao momento vivido por uma fazenda, como:
a-) Onde estou (em relação a índices de produtividade)?
b-) Qual é o potencial de produção do meu sistema?
c-) Onde desejo chegar (em termos produtivos)?
d-) Como podemos atingir nossos objetivos?
e-) Quando atingiremos nossos objetivos?
f-) Quais são os pontos de estrangulamento do nosso sistema?
g-) Quais são os pontos fortes do nosso sistema?
É muito interessante observar que quando realizarmos essas perguntas para produtores, verificamos que muitos não respondem, de prontidão, todas as questões acima ou algumas delas. São perguntas simples, mas as respostas nem tanto, devido à complexidade de fatores envolvidos. Nosso trabalho é direcionado de modo que essa lista de perguntas seja esclarecida ao produtor e que ele possa, a partir de um bom “diagnóstico”, elaborar um bom “plano de ação”, estabelecendo prazo para avaliação dos resultados (conclusão). É importante esclarecer que muitos produtores fazem confusão entre o trabalho realizado por uma assistência técnica e o trabalho feito por uma empresa de consultoria ou consultor independente. Se um nutricionista de uma empresa de alimentação animal visita uma propriedade e realiza uma proposta de dieta para um dado rebanho, estamos nos referindo a um trabalho de assistência técnica pós-venda de um determinado produto. Se um técnico visita uma propriedade, analisando diferentes dados, gerando informações e elegendo prioridades a serem trabalhadas, estamos diante de um trabalho de consultoria técnica. Consultores todavia podem realizar, também um trabalho de assistência. Vale lembrar que, quando o produtor opta por conduzir seu negócio por meio de assistência técnica é imprescindível ter discernimento para qualificar e debater a orientações e recomendações da assistência para que esta não fuja do momento vivido e contexto da fazenda. Nosso sistema de trabalho de consultoria engloba sempre a divisão da propriedade em diferentes áreas voltadas à produção:
1- Produção de Forragens: Oferta e Demanda
2- Ordenha e Qualidade do Leite
3- Alimentação e Manejo Nutricional
4- Criação de Bezerras e Novilhas (Recria)
5- Ambiência, Conforto e Instalações
6- Capacitação e Treinamento da Mão-de-Obra
7- Distribuição de Custos e Análise de Rentabilidade
Essas áreas são avaliadas, isoladamente, e de modo independente, apesar de todos os setores estarem interligados. Nessa etapa procuramos eleger os pontos de estrangulamento de cada setor e nessa triagem verificar qual setor está impactando mais de modo negativo ou positivo para cada sistema de produção. Uma vez realizado esse levantamento, estabelecemos um cronograma de trabalho para cada setor de modo que venhamos a trabalhar e corrigir, primeiramente, o setor com mais problemas e desafios e que mais esteja afetando a rentabilidade do negócio como um todo. Nosso trabalho é sempre direcionado para realizarmos:
a- Diagnóstico: o quê está afetando e quais sãos os problemas encontrados por quê precisam ser corrigidos
b- Plano de Ação: como corrigir e quando corrigir os problemas levantados por meio de um cronograma de trabalho. Nesta etapa estabelecemos quando começar e o prazo para corrigirmos um problema ou melhorarmos índices
c- Execução: monitoramento, orientação e acompanhamento do “Plano de Ação”
d- Conclusão: avaliação de resultados e motivos que levaram ao sucesso ou fracasso de cada ação
Acreditamos que somente seguindo essa metodologia é possível avaliar se nosso trabalho como consultores surtiu efeito ou não. Um erro muito comum no trabalho de consultoria e assistência em fazendas (além de diagnóstico inicial errado) é a ausência do processo conclusivo de uma determinada recomendação técnica. Um produtor pode investir mais numa dieta, mas qual é o objetivo desse investimento e o retorno esperado? Depois de quanto tempo podemos realizar levantamento para qualificarmos essa ação, por exemplo? A qualidade do leite de uma determinada fazenda está com índices fora dos predicados pela IN62. Como melhorar essa qualidade, quando e por quê resolver essa questão, numa fazenda? Podemos mexer com um plano de melhoria da qualidade do leite em qualquer propriedade? E se na mesma não houver, sequer, qualificação mínima de funcionários para implantação de um programa? Implantamos o programa mesmo assim ou treinamos, antes, os funcionários? Como treinar, quanto tempo levaria para treinar em quem iria realizar esse trabalho? Para que esta proposta de trabalho funcione, como colocamos no início do artigo, é necessário que o produtor tenha dados de qualidade. O que são dados de qualidade? São números que quando agregados resultam em informações que nos levam a tomadas de decisões. No próximo artigo iremos nos aprofundar sobre quais são os índices e informações importantes de serem levantados em cada uma das 7 áreas apresentadas no presente artigo. (CowTech Consultoria e Planejamento)